Page 36 - Guia de organização da biblioteca escolar

7. INVENTÁRIO

O processo de inventário é uma prática necessária para a boa gestão do acervo. Sua realização
permite fazer um diagnóstico da real situação do material disponível na biblioteca. Com o
inventário, é possível identificar, por exemplo:
• obras que podem estar desaparecidas ou que tenham sido extraviadas;
• livros que precisam de restauro ou de novas etiquetas para empréstimo;
• materiais fora da ordem de classificação nas estantes.
A realização do inventário deve acontecer, preferencialmente, nos meses de férias ou recesso
e deve ser feito anualmente, garantindo a atualização das informações e o acompanhamento
do acervo. Para tanto, a equipe da biblioteca deve recolher todos os materiais emprestados e
guardá-los novamente nas estantes. Durante este período, recomenda-se que os empréstimos
sejam suspensos para se evitar alteração nos relatórios emitidos pelo sistema.
Após organização de todos os materiais recolhidos, deve-se realizar o cadastro do inventário
no sistema Pergamum e iniciar a leitura dos itens disponíveis nas estantes. O número do
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inventário corresponderá ao código de cada biblioteca. As unidades que tiverem leitor de
código de barras e notebook disponível poderão levar o equipamento para o meio do acervo
e realizar a coleta dos códigos sem a necessidade de retirar todos os livros da estante (coletores
de dados também facilitam esse processo). As unidades que não contam com esses equipamentos
deverão realizar a coleta dos códigos no balcão de atendimento.
Os códigos que foram digitados manualmente ou coletados por meio do leitor de código de
barras deverão ser inseridos em blocos de notas para posterior inserção no sistema da biblioteca.
Para evitar arquivos muito grandes e reduzir o risco de perda de dados, recomenda-se que os
arquivos sejam separados por área do conhecimento ou por classificação.
Após o carregamento dos dados, deve-se utilizar os relatórios do sistema para identificar os
itens ainda não localizados. Esse processo deverá ser feito até a tomada final de decisão pelo
enceramento do inventário. Os itens não localizados terão seu status alterado para “desapare-
cido” de forma automática quando o inventário for encerrado.
Os dados finais do inventário deverão ser apresentados para a equipe diretiva, de modo a
subsidiar eventuais tomadas de decisão.

7 As unidades que possuem mais de uma biblioteca poderão fazer dois inventários distintos, com base na localização do acervo, ou
realizar um único inventário. Para tanto, será necessário marcar ambos os espaços no momento do cadastro do inventário no sistema.

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